Mẫu biên bản hoàn trả mặt bằng chính xác và đầy đủ nhất năm 2025

Khi hợp đồng cho thuê kết thúc, việc hoàn trả mặt bằng là một bước quan trọng nhằm đảm bảo quá trình bàn giao diễn ra minh bạch, tránh những tranh chấp hay hiểu lầm không đáng có. Để làm được điều đó, một biên bản hoàn trả mặt bằng chi tiết, đầy đủ là điều không thể thiếu. Biên bản này giúp ghi nhận rõ ràng hiện trạng mặt bằng tại thời điểm bàn giao, đảm bảo quyền lợi của cả bên thuê và bên cho thuê.

Trong bài viết hôm nay,  AZMOVE sẽ cung cấp đến bạn mẫu biên bản hoàn trả mặt bằng chuẩn nhất năm 2025, giúp bạn dễ dàng áp dụng trong thực tế. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng chia sẻ những lưu ý quan trọng để việc bàn giao diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, đảm bảo tuân thủ đúng các điều khoản trong hợp đồng.

Biên bản hoàn trả mặt bằng là gì?

Biên bản hoàn trả mặt bằng là một tài liệu quan trọng trong giao dịch thuê mặt bằng, văn phòng, nhà xưởng hay công trình. Văn bản này ghi nhận việc bên thuê đã bàn giao lại mặt bằng và tài sản đi kèm theo đúng thỏa thuận ban đầu, giúp đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.

Đối với bên cho thuê, biên bản giúp xác định tình trạng tài sản tại thời điểm hoàn trả, tránh những tổn thất không đáng có. Ngược lại, bên thuê có thể sử dụng biên bản như một minh chứng pháp lý, khẳng định đã hoàn thành nghĩa vụ của mình, tránh bị quy kết trách nhiệm với các vấn đề phát sinh sau này. Việc lập biên bản chi tiết, rõ ràng sẽ góp phần hạn chế tranh chấp và đảm bảo quá trình hoàn trả mặt bằng diễn ra minh bạch, suôn sẻ.

Các nội dung cần phải có trong biên bản hoàn trả mặt bằng

Tùy vào loại mặt bằng như nhà ở, văn phòng hay đất đai, biên bản hoàn trả mặt bằng có thể khác nhau. Tuy nhiên, một biên bản đầy đủ cần bao gồm thông tin các bên, thời gian bàn giao, hiện trạng mặt bằng, danh mục tài sản kèm theo và cam kết từ hai bên nhằm đảm bảo minh bạch, tránh tranh chấp.

Thông tin các bên liên quan

Bên thuê: Cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân hoặc tổ chức, gồm tên, địa chỉ, số liên lạc, người đại diện (nếu có).

Bên cho thuê: Tương tự, ghi rõ thông tin cá nhân hoặc doanh nghiệp, bao gồm tên, địa chỉ, người đại diện pháp lý (nếu là tổ chức).

Thông tin về hợp đồng thuê

Số hợp đồng: Ghi chính xác số hợp đồng thuê để thuận tiện cho việc đối chiếu và xác minh thông tin.
Thời hạn thuê: Nêu rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc hợp đồng, đảm bảo tính minh bạch trong quá trình thuê.
Mục đích sử dụng: Xác định rõ mục đích thuê mặt bằng, chẳng hạn như kinh doanh, làm văn phòng, cư trú,… để tránh hiểu lầm giữa hai bên.

Thông tin về mặt bằng cho thuê

Địa chỉ: Ghi rõ số nhà, đường, quận, thành phố để xác định chính xác mặt bằng thuê.
Loại mặt bằng: Xác định cụ thể (nhà ở, văn phòng, kho bãi, đất đai…) kèm theo diện tích.
Thiết bị đi kèm: Liệt kê các thiết bị, dụng cụ có sẵn khi bàn giao mặt bằng.

Thời gian hoàn trả mặt bằng

Ngày hoàn trả: Xác định ngày bên thuê phải bàn giao mặt bằng, có thể kèm thời hạn cụ thể.
Thời gian bàn giao thực tế: Ghi rõ thời điểm mặt bằng được bàn giao, nếu khác so với dự kiến.

Hiện trạng mặt bằng khi hoàn trả

Tình trạng mặt bằng: Mô tả chi tiết hiện trạng khi bàn giao, bao gồm vệ sinh, hư hỏng, hao mòn (nếu có).
Thiết bị đi kèm: Ghi rõ tình trạng hệ thống điện, đèn, điều hòa,…
Minh chứng: Đính kèm hình ảnh để đảm bảo minh bạch.

Các khoản chi phí

• Tiền thuê còn nợ: Ghi rõ số tiền chưa thanh toán (nếu có).
• Chi phí sửa chữa: Liệt kê các khoản sửa chữa cần thiết.
• Chi phí phát sinh: Bao gồm phí dọn dẹp, vận chuyển,… (nếu có).
• Thanh toán: Xác định phương thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản,…).

Cam kết của hai bên

• Bên thuê: Đảm bảo hoàn trả mặt bằng đúng trạng thái, thanh toán chi phí phát sinh (nếu có) và thực hiện sửa chữa theo thỏa thuận.
• Bên cho thuê: Xác nhận nhận lại mặt bằng và kiểm tra tình trạng cơ sở vật chất, thiết bị đi kèm.

Một số thỏa thuận khác

Ghi rõ các điều khoản về thời hạn trả chìa khóa, bảo mật thông tin và phương thức giải quyết tranh chấp sau bàn giao.

Chữ ký của hai bên

Chữ ký, họ và tên đầy đủ của bên thuê để xác nhận việc bàn giao mặt bằng.
Chữ ký, họ và tên đầy đủ của bên cho thuê để xác nhận đã nhận lại mặt bằng đúng thỏa thuận.

Mẫu biên bản hoàn trả mặt bằng đầy đủ và mới nhất năm 2025

Biên bản hoàn trả mặt bằng cần tuân thủ quy định pháp luật và ghi rõ tình trạng mặt bằng, tài sản đi kèm. Dưới đây, AZMOVE gửi đến bạn 2 mẫu biên bản mới nhất năm 2025 để tham khảo.

Mẫu biên bản hoàn trả mặt bằng dành cho công ty đi thuê

Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

–o0o–

BIÊN BẢN HOÀN TRẢ MẶT BẰNG
SỐ:

Ngày……tháng……năm 20….

– Căn cứ theo Hợp đồng số…….. ngày……/ ……./ 201… về việc cho thuê nhà giữa Ông/ Bà … và Công ty ……………

Hôm nay, ngày…tháng…năm 20… tại địa chỉ …………,chúng tôi gồm:

BÊN NHẬN HOÀN TRẢ (BÊN A): CÔNG TY …………………………….

– Đại diện: …………………………………………………………….

– Chức vụ: …………………………………………………………….

– Địa chỉ:…………………………………………………………………

– Mã số thuế: ………………………………………………………………….

– Số điện thoại:………………………………….Fax:……………………

– Tài khoản số: …………………………………………………………………

– Tại ngân hàng: …………………………………………………………….

BÊN HOÀN TRẢ (BÊN B):

– Ông (bà):……………………………………………………. .

– Số CMND:………………..cấp ngày…………….tại……………………

– Địa chỉ:………………………………………………………………………..

– Mã số thuế:……………………………………………………………………

– Điện thoại:…………………………………………………………………….

– Tài khoản: …………………………………………………………………….

– Tại Ngân hàng:…………………………………………………………

Hai bên cùng nhau lập Biên bản bàn giao hoàn trả Căn nhà số: ….. tại…với nội dung như sau:

– Tổng diện tích căn nhà:…………………………..

– Tổng số phòng:………………………………

– Khu phụ:………………………………………..

– Tài sản thiết bị:…………………………………………..

+ ………………………………………………………………………………………

+ ………………………………………………………………………………………

Bên thuê đã bàn giao hoàn trả đầy đủ cho bên cho thuê các trang thiết bị đã liệt kê ở trên.

Bên cho thuê đã nhận bàn giao đầy đủ từ bên thuê.

Hai bên thống nhất các nội dung như trên và ký vào biên bản.

Biên bản được lập làm 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản.

Việc bàn giao hoàn trả kết thúc vào lúc …. h cùng ngày.

ĐẠI DIỆN BÊN A (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN B (Ký, ghi rõ họ tên)

Mẫu biên bản hoàn trả mặt bằng dành cho cá nhân đi thuê

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

⃰⃰⃰⃰⃰  ⃰⃰  ⃰  ⃰  ⃰

BIÊN BẢN HOÀN TRẢ NHÀ CHO THUÊ

Hôm nay, ngày….. /…../….., chúng tôi gồm có:

Đại diện bên thuê nhà (Bên A):

Họ và tên:

CMND số:…… cấp ngày: ……  tại: ……

Đại diện bên cho thuê nhà (Bên B):

Họ và tên: ……

CMND số: …… cấp ngày: ……  tại: ……

Đã cùng nhau tiến hành việc bàn giao hoàn trả căn nhà cho thuê tại số ……, đường ……, Phường ……, Quận ……, TP …… với các nội dung như sau:

• Về diện tích sử dụng:

• Về trang thiết bị trong nhà:

Bên A đã bàn giao đầy đủ cho Bên B các trang thiết bị như liệt kê ở trên. 

Bên B đã nhận bàn giao đầy đủ từ Bên A, toàn bộ các trang thiết bị vẫn đang trong tình trạng hoạt động tốt.

Biên bản bàn giao này được lập làm 02 bản gốc, có giá trị pháp lý tương đương, mỗi bên giữ một bản.

Việc bàn giao kết thúc vào lúc … cùng ngày.

……, ngày……, tháng……, năm……

Bên cho thuê nhà (Bên A)

Bên thuê nhà (Bên B)

Một số lưu ý khi soạn thảo biên bản hoàn trả mặt bằng

Khi soạn thảo biên bản hoàn trả mặt bằng, cần chú ý tính chính xác và đầy đủ để tránh tranh chấp về sau. Biên bản phải trình bày rõ ràng, mạch lạc, sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, tránh thuật ngữ mơ hồ. Các thông tin về bên thuê, bên cho thuê, tình trạng mặt bằng, tài sản đi kèm phải được ghi chép chi tiết, kèm hình ảnh minh chứng nếu cần. Ngoài ra, cần nêu rõ trách nhiệm của mỗi bên, đảm bảo cam kết minh bạch. Cuối cùng, biên bản chỉ có hiệu lực khi có đầy đủ chữ ký xác nhận của cả hai bên.

Hy vọng bài viết này đã bạn có cái nhìn rõ hơn về biên bản hoàn trả mặt bằng. Nếu bạn cần tư vấn về dịch vụ hoàn trả mặt bằng trọn gói, hãy liên hệ ngay với AZMOVE để được hỗ trợ nhanh chóng và tận tâm nhất.